Online Ön Muhasebe Nedir?

Online / Bulut / Web Tabanlı... Genelde bu üç şekilde anılıyor ama biz bu yazıda "online" terimini kullanacağız. Online ön Muhasebe Yazılımı, Online faturalama ve faturalama, envanter yönetimi, giderlerin kontrolü, tüm satışların takibi, satın alma, raporlama vb. için profesyonel ve verimli bir şekilde kullanılır. Ayrıntılı gösterge paneli ve raporları ile nakit akışınızı gerçek zamanlı olarak görselleştirmenize yardımcı olur. Şirketinizin tüm şubelerinden anlık güncellemeler ile işletmenizde neler olup bittiğini öğrenebilirsiniz.

Web tabanlı ön muhasebe yazılımı olarak da bilinen bu yazılım, internet üzerinden kullanılabilir. Yazılım uzak bir sunucuda çalışır ve kullanıcılar ona web tarayıcılarından bağlanabilir. Her sistemde uygulama yüklemeye gerek yoktur. Herhangi bir web tarayıcısından kendi cihazlarından erişilebilir. Böylece uzaktaki şubeleriniz yazılıma kolayca erişebilir ve canlı kalabilir.

Fakat her sistemin olduğu gibi bu sistemin de avantajları olduğu kadar dezavantajları da vardır. Online ön muhasebenin 6 adet avantajına karşılık 10 adet dezavantajı vardır. Sizler için bunları listeledik.

Bulut muhasebesi, müşterinin makinesinde bulunan yazılım biçimini alarak veya doğrudan bulut firmasının sunucularına bağlı bir web sitesi aracılığıyla bir çevrimiçi portalın uzaktan erişimi aracılığıyla kullanılır.

Bu da, muhasebe ile ilgili bilgilerin internet bağlantısı olan hemen hemen her makineden alınmasına olanak tanır ve aynı zamanda hesaplama ve defter tutma için yapılan muhasebe yazılımlarına hemen hemen aynı şekilde erişilebildiği ters yönde de çalışır.

Bu, bulut muhasebesinin genel muhasebe işini ve muhasebeyle ilgili bilgi depolamayı kolaylaştırmasını sağlar ve internet bağlantısı olan her yerden ilgili finansal verilere hızlı ve verimli erişim sağlar.

Bilgisayar ve işletim sistemi bağımsız kolay erişim : Artık hızının her şey olduğu bir dünyada ilerliyor. Karar vericiler, zamanında üretilen bilgi güvenirler. Bulut muhasebesi bu konudaki veri kaynaklarına hizmet vermektedir. Doğru araç ve internet bağlantısıyla, bir yönetici dünyanın herhangi bir yerinden gelen bilgileri hızlı bir şekilde işler.

Çok kullanıcılı sistemlerde sunucu maliyetinin olmaması : Çok kullanıcılı bir yazılım kullanım planınız var ise normalde bunun için şirket içinde bir sunucu bilgisayarı kurmanız ve tüm kullanıcıların bu sunucuya bağlanıp yazılımı kullanması gerekir. Online web tabanlı yapıların en büyük rahatlığı böyle bir maliyetten kurtulmanızdır. Küçük firmalar için uygun bir çözüm fakat unutmayın büyük firmaların hiç birisi online bir sistem kullanmaz özellikle yüksek güvenlikli bir iç yapı oluştururlar ve online kullanım bir kenara verilerin dışarıdan görüntülenmesini dahi asla istemezler.

Azaltılmış lisans maliyetleri : Bir çok geleneksel ön muhasebe programı Microsoft Windows işletim sistemi üzerinde çalışır. Bu da ayrıca sizi bir Windows lisansı almak zorunda bırakır. Online ön muahsebe sadece bir internet tarayıcı istediği için tablet gibi basit bir aygıtta da çalışır. Tabi tabletin de kullanılabilirlik, küçük ekran, yazıcı ve klavye bağlayamama ve dosya sisteminin olmaması gibi sorunları vardır ama sonuçta elinizde böyle bir seçenek var.

Kullandıkça öde : Bir satıcının hizmetinden yararlanırsanız hızlı bir şekilde az bir maliyet ile aylık ödemeler ile başlangıç yapabilir ve ihtiyacınızı programı kullankça keşfedebilirsiniz. Bu sayede online ön muhasebe yazılımının işinize yaramadığını anladığınızda bir sonraki ayın ücretini ödemeyerek sistemden çıkış yapabilirsiniz. Sizden istenen tek şey, hizmetin kullanıldığı süre kadar ödeme yapmaktır.

Gerçek zamanlı muhasebe bilgilerine erişim : Ofiste muhasebe yazılımına sahip olmak, bazen yeni nesil yöneticilerin istedikleri kadar hızlı hareket etmelerini engeller. İnsanların evden çalışması artık yaygın bir uygulamadır ve bu erişimi sağlamak, küçük bir şirketin sağlaması için çok külfetli ve pahalı olacaktır. Seçtiğiniz herhangi bir şirketin hizmetine abone olarak, şirketinize bu sürekli rekabetçi iş ortamında hayatta kalması için paha biçilmez bir şans vermiş olacaksınız.

Online ön muhasebenin olası dezavantajlarının çoğu, küçük işletmelerin iş teknolojisine aşırı güvenmenin sonuçlarıyla başa çıkmaya hazır olmamalarından kaynaklanmaktadır. Aşağıda, bulut üzerinde bir online ön muhasebe sistemi uygulamanın en yaygın dezavantajlarından bazıları yer almaktadır.

Online ön muhasebe hizmeti sunan site kapanınca veriler gider, bu işin geri dönüşü yok. Kimi firmalar bu işi yürütemez ve firmayı kapatma kararı alırlar. Masaüstü yazılımlarda firma kapansa bile yıllarca bir şekilde sokak arasındaki bir bilgisayarcıdan yardım alarak dahi programı çalışır durumda tutabilirsiniz. Fakat online programlarda program esasen sizin elinizde olmadığı için bu mümkün olamaz…

Hacker saldırılarına açıklık. Rus hackerlerin en büyük gözdesi 1- online ön muhasebe hizmeti sunan sitelerdir 2- büyük firmaların sunucularıdır. Hackerler 2-3 yıl kadar bekleyip online hizmet sunan sitenin büyüyüp daha fazla müşteri edinmesini beklerler, çünkü küçük koyundan çok yün çıkmaz! Maalesef bir çok online ön muhasebe programı hizmeti veren firma yedekleme ve firewall gibi maliyetleri 3 katına çıkartan önlemleri almazlar veya aldıklarını zannederler. Kimin iyi olduğunu sitenin kapanmasıyla herkes acı acı anlayacaktır!

Yasalar ve mevzuatlar çiğnenebilir : Online hizmet veren çoğu ön muhasebe satıcısı, yasaların müşteri şirketin anavatanında faaliyet gösteren yasalardan önemli ölçüde farklı olduğu yetki alanlarında faaliyet gösterir. Buradaki tehlike, bilgisiz yöneticilerin veya işletme sahiplerinin potansiyel olarak faaliyet gösterdikleri ülkenin yasalarını ihlal edecek şekilde hareket edebilmesidir. Bu sorun, şirketin sektöründe deneyimli bir avukattan hizmet alarak kolaylıkla aşılabilir.

Gayri resmi hesaplarınız için 2. Firma açamazsınız. Her firmanın tam olarak resmileştiremediği alış satış ve ödeme tahsilatları vardır. Bunları resmi muhasebenizi tuttuğunuz firmada tutarsanız hesaplar karışacaktır. Bu yüzden resmi ve gayri resmi üm hesapları tuttuğunuz bir firma varken bir de sadece gayrı resmi işleriniz için bir firma açık tutarsınız. Online ön muhasebe siteleri sadece bir firma üzerinden ,işlem yaptırır. Diğer firma için yine bir hesap açıp ödeme yapmalısınız. Bu durumda yılda 1500 TL öderken bu rakam 3000 TL ye çıkar. Peki 2. Şirketi kurarsanız ne olacak? Bu durumda 4 firma açmanız lazım gelecek. Yani işler büyüdükçe az bir fiyata başladığınız bu serüveni çok fazla maliyet ile devam ettirir ve artık çok alıştığınız için de değiştiremezsiniz…

Yeni yıl için devir işlemi yapamazsınız veya yaparsanız bir önceki yılın firmasının bilgilerine ulaşmazsınız. Online ön muhasebe siteleri her zaman tek hesap tek firma üzerinden işlem yapma üzerine alt yapı oluşturmuşlardır.

Veri miktarınız arttıkça yavaşlama dramatik olur. Bilgisayar değiştirerek yapabileceğiniz hızlandırma online ön muhasebe için olamaz çünkü çalıştığı sunucu size ait değildir ve firma size bunu sağlayamaz.

İnternet bağlantınıza bir şey olursa potansiyel olarak hüsrana uğrayabilirsiniz. Bazen internette bir şeyler ters giderse bize ne olacağını hayal ediyorum. Online ön muhasebe sistemine dayanan bir işletme açısından bakıldığında, ağın çalışmasıyla ilgili bir sorun olması operasyonların sorunsuz çalışmasını etkileyecektir.

Hâlâ pek çok efsaneyle karakterize edilir. Bulut bilişimin, online ön muhasebenin dayandığı teknolojinin nispeten yeni olduğu gerçeği göz önüne alındığında, insanların hala yarım yamalak bilgiye sahip olduğu gri alanlar vardır. İnsanlar bulut muhasebesi kavramının mekaniği konusunda tam olarak eğitilene kadar, önemli sakıncaların olasılığı göz ardı edilemez.

Sonuç olarak, online ön muhasebenin ortaya çıkarabileceği bazı potansiyel dezavantajlar olduğu kadar, bulut muhasebesinin bir işletmeye getirebileceği avantajlar küçük firmalar için hala basit ve hızlı bir çözümdür. İleride daha kapsamlı bir sisteme geçiş yapmak sizin elinizde.