Ön muhasebe yaparken nelere dikkat edilmelidir?

İşletmelerde ön muhasebe, muhasebenin ilk aşamasını oluşturur. Ön muhasebe yaparken nelere dikkat edilmelidir? İşte ön muhasebenizde işlerinizi kolaylaştıracak ipuçları.

Muhasebe, işletmelerin tüm ticari faaliyetlerini kapsar. Ön muhasebe ise genellikle işletmelerin bünyesinde gerçekleştirilen operasyonlardır. Bu kapsamda; cari hesap, irsaliye, fatura, çek, senet, banka hesapları ve bu hareketlilikleri takip edilir, kayıt altına alınır. Bu nedenle ön muhasebe, muhasebenin ilk aşaması olarak kabul edilir. Bu bölümde işlemlerin eksiksiz ve hatasız şekilde yapıldığından emin olunmalıdır. Böylece şirketin muhasebe bölümünde herhangi bir sorun yaşanmadan süreçler ilerletilebilir.

Ön muhasebe programında dikkat edilmesi gerekenler

Ön muhasebede fatura, ödeme takibi, kayıt işlemlerinde programlı çalışılmalıdır. Böylece eksiksiz çalışma ile şirketin bu alanda handikap yaşaması önlenebilir.

Evrak takibi 

İşletmenin resmi belgeleri olmak üzere tüm evraklarının belirli bir nizamda saklanması, klasörlenerek kayıt altına alınması gerekir. Evrak takibi kapsamında şirketin kullandığı programların, eşyaların yasal belgeleri, yazışma gibi veriler de saklanmalıdır. 

Fatura ve makbuz takibi 

İşletmenin sattığı ürün ya da verdiği hizmetler ile ilgili faturalar kesilmelidir. Her evraktan 1 adet kopya alınarak saklanmalıdır. Aynı şekilde gelir ve gider makbuzlarındın da işlenerek yedeğinin saklanması gerekir. Ürünlerin tedarik ve taşınması sırasında gerekli olan irsaliye de hazırlanmalıdır. 

Cari hesap takibi

Cari hesaplar, şirketlerin ekonomik göstergeleridir. Müşteriler ve tedarikçiler arasındaki maddi dengenin korunabilmesi adına hesaplar yakından takip edilmelidir. Borçlar, alacaklar, ödemeler ve bunların tarihleri cari hesap kapsamında kayıt altına alınmalıdır. 

Stok ve depo takibi 

İşletmelerin ürün satışı yaptığı durumlarda ürünlerin stok durumları ve deponun genel durumu kontrol altına alınmalıdır. Bu takip, en çok satılan ürünler, az satılan ürünler gibi pek çok farklı veriye ulaşılmasını sağlar. Böylece tedarik ve üretim sürecinde stop ve depo takibi ile daha iyi planlama yapılabilir. Üstelik bu takip, işlerin muhasebeleştirilmesini de kolaylaştırır. 

Çalışan takibi

İşletmelerde en kritik alanlardan birisi de çalışanlardır. Çalışanların özlük hakları, çalışma bilgileri, yasal evrakları özel klasör içerisinde yer alarak saklanmalıdır. Maaşların ödenmesi, bordrolar, çalışanların yaptığı özel harcamalar için çalışan takibi kapsamında işlem yapılmalıdır. Çalışanların özellikle işe giriş ve çıkışlarındaki süreçlerde titizlik gösterilmelidir.

Tüm bu işlemler sırasında özel programlar ya da işletmelerin kendi içerisinde geliştireceği yöntemler tercih edilebilir. Excel gibi programlar ile takip yapılması oldukça yaygın olduğu gibi klasik yöntemler olarak kağıt-kalem ajanlar da tercih edilebilir. Ancak olası aksaklıklara karşı önlem alabilmek adına ön muhasebe programlarını kullanmak, ön muhasebenin tüm aşamalarının kontrol altına alınmasını sağlar.

Ayrıca bir ön muhasebe programında yapılan işlemler hakkında bilgi almak için buraya tıklayınız.