En iyi ve kolay ERP programı hangisi?

Doğru ERP yazılımını seçmek hızlı veya kolay bir süreç değildir. Birçok işletme sahibi ve yöneticisi yeni bir ERP yazılımına ihtiyaç duyduklarını bilir, ancak rakip ürünlerin sayısı, her birini değerlendirmek için gereken süre veya yanlış çözümü seçme korkusu nedeniyle ertelenir. Hata yapmayı göze alamayacağınızı biliyoruz, küçük işletmelerde denemelere ayıracak kaynaklarımız yok, bu yüzden ilk seferde doğru seçim önemlidir.

Yazılım seçimine yönelik bu 6 adımı takip etmek, işletmeniz için ERP Programı seçerken iyi bir karar vermenize yardımcı olacaktır!

1. Hedefinizi bilin (veya "Ne anlamı var?")

İşletmeniz için doğru yazılım araçlarını seçmenin bu ilk adımı, ERP programının ne yapmasını istediğinizi bilmektir.

Ne aradığınızı bilmeden yazılım aramanızda başarılı olamazsınız!

Bunu genellikle üç alana ayırabiliriz:

• Süreci bilin. Sistem ne yapmalı?
• Ağrı noktalarını bilin. Yeni çözüm hangi sorunları çözmeli?
• Değerinin bilin. Bir çözümün değeri ne olurdu? Yeni sistemin stratejik faydalarını, maliyet tasarruflarını veya zaman tasarruflarını ölçebilir misiniz?

Ekibinizi erken dahil etmek önemli. Bu noktada sistemle ilgilenecek herkesi getirin. Mevcut çalışma şekliyle ilgili sorunları herkesten daha iyi bilecekler. Ayrıca, yeni sistemin aslında mevcut çalışma biçiminden daha iyi olacağına dair güvenceye ihtiyaçları olacak. Bu korkuları yatıştırmanın en iyi yolu, ihtiyaçlarının gereksinimler listesine girmesini sağlamaktır.

2. ERP gereksinimlerinin bir listesini oluşturun

ERP yazılımına neden ihtiyacınız olduğunu belirledikten sonra, biraz daha spesifik olmanın zamanı geldi. Büyük bir ekibiniz varsa, bu aşama için sadece birkaç "kurmaylarınızı" dahil etmeye değer olabilir. Herkesin bir sesi olması önemlidir, ancak her bireyi dahil etmeye çalışmak yönetilemez. Sistem gereksinimlerini tanımlamanıza yardımcı olması için birkaç gönüllü isteyin. Bu "kurmaylar" düzenli sistem kullanıcıları olmalı, grup tartışmalarında konuşacak kadar sevilmeli ve iddialı olmalıdır.

Kurmaylarınızla, yeni sistem için kapsamlı bir gereksinim listesi oluşturmak isteyeceksiniz. Tartışmaların yoldan çıktığını fark ederseniz, 1. adımda belirlediğiniz sistemin amacına odaklanın.

Yakalamak için önemli gereksinimler şunlardır:

• İşlevsel gereksinimler. ERP programının ne yapması gerekiyor? Bu aşamada işleri hafife almak kolaydır, bu yüzden zaman ayırın ve her şeyi listeleyin.
• Kullanılabilirlik gereksinimleri. "Kullanılabilirlik" derken kullanım kolaylığını kastediyorum. Kendi ekibinizin beceri seti hakkında dikkatlice ve dürüst düşünün. Bir komut satırı aracını kullanarak rahat edecekler mi, klavye kısayollarını kullanarak gezinmeye alışkınlar mı yoksa fare fareleri mi? Bu kriterleri ifade etmek zordur, ancak bunların izini kaybetmeyin!
• Teknolojik tercihler. Bulut tabanlı bir sistem mi yoksa şirket içi mi istiyorsunuz? Windows mu Mac mi? Veriler bir SQL Server örneğinde mi yoksa Oracle'da mı barındırılmalı? Fikri anladın.
• Bütçe gereklilikleri. Adım 1'de yaptığımız işi kullanarak şimdi bir bütçe belirleyin. Ne ödemeyi göze alabilirsiniz ve sistemin işiniz için değeri nedir? Sistem size hangi fiyata para kazandırır - yani size bir Yatırım Getirisi (ROI) sağlar?
• Raporlama gereksinimleri. Sistemden raporlara ihtiyacınız olacak mı? Eğer öyleyse, ne dahil edilmesi gerekiyor? Bunlar size e-postayla mı gönderilmeli yoksa pano olarak mı sunulmalı?
• Ölçeklenebilirlik. Şu anda hangi hacimleri deneyimliyorsunuz? Bu hacimlerin önümüzdeki 2 ila 5 yıl içinde artmasını bekliyor musunuz?
• Satıcı gereksinimleri. Tedarikçinin gereksinimlerini kendisinin kaydedin. Belki de bu, satıcının gelecekteki gelişim için yol haritasını, mevcut kullanıcı hacimlerini, iş yıllarını veya destek yanıt sürelerini içerir.

Şimdi gereksinimleri gözden geçirin ve bunları "Temel"den "Saman olması güzel"e kadar bir ölçekte sıralayın. Ne yazık ki, kriterlerinizin her birine uyan hazır bir paket bulmanız pek olası değildir, bu yüzden şimdi hangilerinden ödün vermekten mutluluk duyacağınızı düşünün.

3. İlgili uygulamaları aramaya başlayın

Bu noktada, olası tüm yazılım paketlerinin uzun bir listesini oluşturmak istiyorsunuz. Onları daha sonra karşılaştırmaya hazır bir elektronik tabloya koymak en iyisidir. Ancak bu noktada, sistemleri değerlendirmek için zaman kaybetmeyin, sadece hepsini listeleyin.

Tabii ki, ihtiyacınız olan sistem türünü Google'da arayabilirsiniz. Google'ın sıralamasının yazılımın ne kadar iyi olduğunun bir göstergesi olmadığını unutmayın! Şirketin pazarlamacılarının işlerinde iyi olmaları ve web sitelerini Google'ın sonuç sayfasının en üstüne çıkarabilmeleri - sistemin sizin için uygun olacağı anlamına gelmez!

Tüm yarışmacıların sitelerini aşağıdaki gibi bir word dosyasında listeleyin. Dışarıda epeyce var :)

• https://www.xxx.com.tr
• https://www.yyy.com.tr
• https://www.zzz.com.tr

4. Kötü çözümleri hariç tutmaya başlayın

Artık (çok) uzun yarışmacı listeniz olduğuna göre, onu küçültmeye başlamanın zamanı geldi.

Bu adımdaki amacınız uygun olmayan girişleri mümkün olan en kısa sürede belirlemektir. Sonunda uygun olmayacak bir ERP programını değerlendirmek için zaman kaybetmenin bir anlamı yok. Bunu yapmak için listeyi birer birer gözden geçirin ve gereksinim listenizden birkaç basit kritere odaklanın. Başlamak için iyi bir yer:

• Teknoloji tercihleri. Yalnızca Mac'lerde çalışıyorsa ve Windows'taysanız, harika, buna bakmak için bir tane daha az. Şirket içindeyse ve bulut tabanlı bir çözüm arıyorsanız - listeden çıkarın.
• Bütçe. Çok pahalıysa, fiyatı not edin ve devam edin.

Demolarda veya denemelerde zaman kaybetmeden bu iki kriterdeki sistemleri hızlı bir şekilde hariç tutabilirsiniz. İdeal olarak, örneğin 5 ila 10 yazılım sisteminin kısa bir listesiyle sonuçlanacaksınız.

Listeniz hala çok uzunsa, "Temel" kriterlerinizden benzersiz veya olağandışı olabilecek birkaç kriter belirleyin ve bunları kullanarak kalan yarışmacıları yeniden değerlendirin. "Benzersiz" kriterler olarak sınıflandıran şey ihtiyaçlarınıza bağlı olacaktır. Şimdiye kadarki listenizden, muhtemelen ortalama bir sistemin neye benzediği hakkında iyi bir fikriniz olacaktır. Ortalama teklife dahil olmayan gereksinimlerinizden birini arayın. Bu işlem listenizi daha yönetilebilir bir boyuta kısaltmalıdır.

Yine de bir uyarı; elektronik tablonuzda her paketi neden indirimli yaptığınıza dair bir not vermeye değer. Gereksinimleriniz değişirse, bunları daha sonra yeniden dahil edebilirsiniz. Örneğin, sürecin ilerleyen dönemlerinde bütçenizi artırmanız gerekebilir ve yeni bütçenizin içine giren herhangi bir sistemi yeniden değerlendirmek isteyeceksiniz.

5. Seçtiğiniz yazılımı denemeye başlayın

Bu, sürecin en çok zaman alan kısmıdır. Zaman aldığı için değerlendirme süreciniz konusunda akıllı olmanız gerekir.Yazılımı kriterlerinize göre değerlendirmeye odaklanın.Tüm özelliklere, yalnızca ihtiyacınız olduğunu daha önce tanımladığınız özelliklere bakmak için yan izlemeyin.

Bir gereksinim matrisi bu konuda yardımcı olacaktır. Bir elektronik tabloda bir gereksinim matrisi oluşturmak için, kısa listeye alınmış tüm çözümlerinizi ilk sütunda ve tüm gereksinimlerinizi ilk satırda listeleyin. Ardından her çözümü değerlendirirken gereksinimleri işaretleyin!

Yazılımı deneme, kullanılabilirlik kriterlerinize göre değerlendirmenin en iyi yoludur. Oysa satıcıdan bir gösteri, işlevsel ve raporlama gereksinimlerini değerlendirmenin en iyi yoludur. İdeal olarak ikisini de alın. Gösteriyle başlayın ve ardından bir duruşma yapın.

Bir gösteri düzenlerken, göstericinin işlevsel gereksinimlerinizi bildiğinden emin olun. Daha sonra sadece sizinle alakalı işlevleri gösterebilirler. Her satıcının aynı işlevleri aynı sırayla göstermesi için bir komut dosyası sağlamak yararlı olabilir. Bu, sistemleri karşılaştırmanızı kolaylaştıracaktır.

ERP Programının işlevselliği konusunda rahatsanız, denemeniz sırasında kullanılabilirliğe odaklanın. Jakob Nielsen'e göre, kullanılabilirlik aşağıdaki gibi şeyleri kapsar:

• “Öğrenebilirlik”. İlk kez kullananlar için temel görevleri tamamlamak ne kadar kolay olacak? İşlevler açık mı (veya sezgisel) mi yoksa kapsamlı bir eğitime mi ihtiyacınız olacak?
• “Verimlilik” Kullanıcılar görevleri ne kadar hızlı gerçekleştirebilir? Çok fazla tıklama var mı yoksa klavye kısayolları mevcut mu?
• “Utulmazlık” Kullanıcılarınız sisteme geri döndüklerinde, aylık bir görevi yerine getirmelerini söyleyin, ne kadar kolay devam edebilecekler?
• "Hatalar". Sistem hataları belirleme ve önleme konusunda ne kadar sağlam? Devam edin, alanlara gülünç değerler koymaya çalışın ve sistemin nasıl başa çıktığını görün!
• “Memnuniyet” Değerlendirmenizin "görün ve hisset" yönünü küçümsemeyin. Sonuçta, siz veya ekibiniz bunu her gün kullanıyor olabilirsiniz - kullanmaktan zevk alacaklar mı yoksa sinir bozucu mu bulacaklar?

Denemeniz sırasında bazı notlar alın ve ekran görüntüleri alın. İki veya üç sistemi denedikten sonra bir tanesine bulanıklaşacaklar! Her sistemde aynı işlevlerin ekran görüntülerini çekmeyi ve ardından bunları bir Word belgesine bırakmayı yararlı buldum. Hangi sistemin hangisi olduğunu bilmek için ekran görüntülerinizi etiketlemeyi unutmayın.

6. Durum tespitinizi yapın

Muhtemelen şimdiye kadar hangi sistemin “kazandığı” konusunda iyi bir fikriniz olacaktır.

Bir ERP programını seçtikten (veya neredeyse seçtikten) sonra, şimdi biraz ödev yapma zamanı. Daha önce listelediğiniz satıcı gereksinimlerini burada ele alıyoruz. Ürün bir iş ortağı veya satıcı programı aracılığıyla satılıyorsa, satıcıyı da araştırmak isteyeceksiniz.

7. Müzakereye başla

Sistemin daha ince ayrıntılarını tamamlamaya başladığınız yer burasıdır. Sadece fiyat değil, uygulama süresi, destek seviyeleri, hizmet kullanılabilirliği ve ödeme koşulları gibi iş sorunlarını ele aldığınızdan emin olun.

Nihai maliyetlere bakarken, lisans, destek ve uygulama maliyetleri gibi tüm olası maliyetleri dahil etmeyi unutmayın. Bazı ucuz bulut tabanlı programların fiyat konusunda manevra yapmak için fazla alanı yoktur, ancak diğer yazılım firmaları, özellikle masaüstü uygulama geliştirenler, bu alanda önemli bir esnekliğe sahip olacaktır. Her zaman sormaya değer!

Sonuç

Bu adımları takip etmek, bir dahaki sefere yeni veya yedek bir sistem ararken doğru kararı vermenize yardımcı olacaktır.

Son bir uyarı, bu makale yazılım seçimi ile ilgiliydi. Tek başına doğru paketi seçmek başarıyı garanti etmez. Kurulumu yönetmek, mevcut iş ve personel eğitiminize entegrasyon ve devam eden izleme ve bakım için zaman ve para ayırmayı unutmayın.

Projeniz için en iyi dileklerimle!

Tabii ki, özel projenizde size yardımcı olmak için de hazırız. Gereksinimlerinizi tanımlamanıza ve sizin için zaman alıcı olan değerlendirme yapmanıza yardımcı olacağız. Uygulamayı yönetebilir ve eğitim düzenleyebiliriz... Bu kulağa çekici geliyorsa bizimle iletişime geçebilirsiniz.